Carga y sincronización de documentos (administradores)

La carga y sincronización de documentos en Actium Connect son funciones cruciales para garantizar que la información esté actualizada y accesible para todos los usuarios autorizados. Este artículo está dirigido a los administradores del portal, quienes tienen la responsabilidad de gestionar estos procesos. 

A continuación, se detallan las mejores prácticas y procedimientos para manejar la carga y sincronización de documentos en la plataforma.

Carga de Documentos

1. Métodos de Carga:

   • Carga Manual: Los administradores pueden subir documentos directamente al portal mediante la interfaz de usuario, seleccionando los archivos desde su dispositivo local. Este método es ideal para documentos individuales o pequeños lotes de documentos.
   • Carga Masiva: Los procesos de carga masiva serán gestionados por el equipo técnico de ACTIUM en cada uno de los proyectos. Sin embargo, si tu organización dispone de un equipo técnico propio, Actium Connect ofrece una API propia que permite llevar a cabo estos procesos de manera autónoma.
     
     

2. Clasificación:

   • Categorías y Tipologías: Al cargar documentos, es esencial clasificarlos correctamente según las categorías y tipologías definidas en el sistema. Esto facilita la organización y búsqueda de documentos por parte de los usuarios.
     
     

3. Permisos y Accesibilidad:

• Configuración de Permisos: Determinar qué usuarios o grupos de usuarios tienen acceso a cada documento. Esto incluye permisos de visualización, edición y eliminación, asegurando que solo las personas autorizadas puedan interactuar con documentos específicos.

Sincronización de Documentos

1. Integración con Plataformas Externas:

   • Actium Connect permite la integración con otras plataformas y sistemas de gestión documental, como ERP o CRM. Esta integración facilita la sincronización automática de documentos, asegurando que los datos estén siempre actualizados y reflejen la última información disponible.
     
     

2. Proceso de Sincronización:

• Automatización: Configurar procesos automáticos para sincronizar documentos de plataformas externas a Actium Connect. Este proceso también es gestionado por el equipo técnico de ACTIUM, aunque puede ser realizado por un equipo técnico propio utilizando la API de Actium Connect.
• Supervisión y Registro: Los administradores deben supervisar regularmente el proceso de sincronización para garantizar su correcto funcionamiento y resolver cualquier problema que pueda surgir. Además, se deben mantener registros de las sincronizaciones para auditorías y referencia futura.

La carga y sincronización de documentos en Actium Connect son procesos fundamentales para mantener la información organizada, actualizada y accesible.

Si necesitas asistencia adicional o más información sobre la configuración de la carga y sincronización de documentos, no dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.