Listado de documentos

El listado de documentos en Actium Connect, conocido como la tabla de documentos, es una herramienta clave para la gestión y acceso eficiente a los documentos dentro del portal. Este listado incluye varias columnas informativas y permite a los usuarios realizar diversas operaciones sobre los documentos. 

A continuación, se describe cada una de las columnas, incluidas las personalizadas, y las operaciones disponibles para los usuarios y administradores.

Columnas en el Listado de Documentos

1. Tipo: Esta columna indica la tipología del documento, clasificando los documentos según su naturaleza, como facturas, contratos, informes, etc.
2. Cliente: Visible solo para administradores, esta columna muestra el cliente al que está asociado el documento. Es útil para identificar rápidamente los documentos vinculados a un cliente específico. Nota: Puede haber documentos que no estén asociados a ningún cliente, en cuyo caso la columna se muestra vacía.
3. Nombre del Documento: Muestra el título o nombre del documento, permitiendo una rápida identificación.
4. Categoría: Indica la tipología asignada al documento, ayudando a organizar y buscar documentos según su clasificación temática.
5. Fecha de Creación: Indica cuándo fue creado o subido el documento al sistema, facilitando la organización cronológica.

Columnas Personalizadas

• Creación y Configuración: Además de las columnas predeterminadas, los administradores tienen la capacidad de crear columnas adicionales llamadas "datos personalizados". Estas se configuran desde la configuración del módulo de documentos y pueden ser usadas para capturar información adicional como importes, referencias internas, observaciones, entre otros.
• Uso de las Columnas Personalizadas: Estas columnas son especialmente útiles para almacenar datos específicos de cada organización, adaptándose a necesidades únicas de información y seguimiento.

Operaciones Disponibles

1. Previsualizar: Permite a los usuarios ver una vista previa del documento directamente en el portal, facilitando una rápida revisión del contenido sin necesidad de descargarlo.
2. Descargar: Opción para descargar el documento en el dispositivo local, permitiendo el acceso offline o la manipulación adicional del archivo.
3. Editar (solo para administradores): Esta opción, disponible solo para administradores, permite modificar el contenido, los metadatos o la configuración del documento.

Personalización y Ordenación

• Ordenación de Columnas: Todas las columnas, incluidas las personalizadas, se pueden ordenar ascendentemente o descendentemente. Esto ayuda a los usuarios a encontrar documentos de manera más eficiente, organizándolos según sus necesidades.
• Configuración Preestablecida: Los administradores pueden definir un orden preestablecido para las columnas, configurando cómo se mostrarán los documentos por defecto cuando los usuarios accedan a la tabla.

El listado de documentos en Actium Connect es una herramienta esencial que combina flexibilidad y organización para facilitar la gestión documental. Con la capacidad de agregar columnas personalizadas y un control detallado sobre la visualización y ordenación de datos, los usuarios y administradores pueden maximizar la eficiencia en la gestión de la información.